Không phải người nào cũng có cách giao tiếp giống nhau. Những người khéo léo trong cuộc sống, họ đều có những bí quyết giao tiếp riêng. Vậy bí quyết của họ là gì, hãy cùng Timebiz tìm hiểu sâu về vấn đề này.
1. Tại sao phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp
Trong cuộc sống chúng ta vẫn thường hay nghe câu: “em/bạn… phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp”. Tuy nhiên việc rèn luyện kỹ năng này như thế nào không phải ai cũng biết.
1.1 Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận một cách rõ ràng và thuyết phục; đồng thời thúc đẩy được giao tiếp hai chiều.
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả là gì?
Nhiều người thưởng hiểu đơn giản giao tiếp là nghe và nói. Tuy nhiên kỹ năng giao tiếp bao gồm cả những biểu hiện cảm xúc và cử chỉ. Trong cuộc sống, bất kể lĩnh vực nào, trong hoàn cảnh nào, con người cũng cần phải giao tiếp với nhau. Người có khả năng giao tiếp tốt sẽ khiến người nghe dễ dàng hiểu những gì mình nói. Đôi khi kỹ năng giao tiếp còn là chìa khóa mở ra nhiều mối quan hệ tốt đẹp.
1.2 Vì sao phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp
- Giao tiếp sẽ thúc đẩy hiệu quả công việc
Môi trường văn hóa công sở nếu thiếu đi kỹ năng giao tiếp sẽ khó có thể phát triển. Sự thăng tiến là điều mà mỗi cá nhân đều mong muốn đạt được. Khi giao tiếp bị giới hạn thì con đường thăng tiến, sự phát triển sẽ gặp những trở ngại. Và đôi khi, bạn sẽ ngã gục trước những khó khăn ấy.
Giao tiếp sẽ giúp mỗi người trong chúng ta hiểu nhau hơn (trong gia đình, nơi làm việc, mối quan hệ xã hội…). Từ đó sẽ giúp mỗi chúng ta thêm gắn kết, thúc đẩy hiệu suất trong công việc.
- Có nhiều cơ hội thăng tiến
Có rất nhiều yếu tố tác động để bạn có thể thăng tiến trong công việc và có địa vị trong xã hội. Ngoài yếu tố chuyên môn, năng lực thì kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng không thể thiếu. Chắc chắn nếu bạn muốn thăng tiến nhanh thì một trong những điều kiện cần thiết là bạn phải giỏi giao tiếp.
2. 3 kỹ năng giao tiếp cơ bản bạn phải nhớ
Kỹ năng giao tiếp ứng xử
Chúng ta vẫn thường nghe câu: “Lời chào cao hơn mâm cỗ” rồi chứ. Chào hỏi là một trong những phép tắc cơ bản để bắt đầu một cuộc nói chuyện. Tùy từng đối tượng giao tiếp mà chúng ta sử dụng câu chào hỏi sao cho phù hợp và thiện chí nhất. Với người mới quen, câu chào hỏi sẽ lịch sự kèm theo bắt tay. Với bạn bè thân thiết, cách chào hỏi có thể là câu đùa vui, giọng điệu thân mật,…
Trong hoàn cảnh nào cũng cần phải giao tiếp
Nhiều người vẫn có suy nghĩ chào hỏi thôi cần gì phải rèn luyện giao tiếp. Tuy nhiên sự tạo thiện cảm ban đầu rất quan trọng. Do đó mà chúng ta cần chú ý đến lời ăn tiếng nói, cử chỉ giao tiếp ngay từ lần đầu tiên gặp mặt.
Sau khi đã chào hỏi, chúng ta bắt đầu cuộc trò chuyện. Người khéo léo sẽ luôn biết cách dẫn dắt người đối diện sao, khiến cuộc trò chuyện trở nên thu hút và hấp dẫn nhất. Bên cạnh câu chào, cách tạm biệt cũng quan trọng không kém. Lời tạm biệt có thể tạo cơ hội và cũng có thể làm đứt liên lạc cho lần sau đấy nhé. Chú ý là đừng bao giờ ngắt lời người ta để nói câu tạm biệt. Hành động này giống kiểu bạn đang muốn chạy trốn khỏi họ lắm rồi đó.
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong giao tiếp, đôi khi bạn cũng cần phải linh hoạt xử lý tình huống, có những tình huống rất tréo nghoe “dở khóc dở cười” đòi hỏi bạn phải biết cách xử lý sao cho tinh tế. Một số gợi ý giúp xử lý tình huống hiệu quả là: biết lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ. Nắm bắt tâm lý, quản lý cảm xúc cũng là những lời khuyên hữu ích trong trường hợp này.
Ví dụ: Khách hàng chê sản phẩm, phàn nàn về dịch vụ, đòi đổi, trả và yêu cầu bồi thường. Bạn sẽ xử lý tình huống này thế nào? Bạn sẽ tỏ thái độ khó chịu và nói thẳng với khách hàng là không được đổi, trả? Bạn nói khách hàng rằng họ quá khó tính và đòi hỏi vô lý?
Xử lý không khéo một chút thôi là có thể mất khách, thậm chí còn làm to chuyện nữa đấy. Trong tình huống này, các “chuyên gia” giao tiếp gợi ý như sau:
- Không nên tranh cãi, hãy lắng nghe, kiểm tra thông tin khách hàng
- Thể hiện sự thông cảm với khách hàng, kèm theo lời xin lỗi, rất tiếc,…
- Làm rõ vấn đề của khách hàng rồi đưa ra cách giải quyết hợp lý. Nếu khách đòi trả và hoàn tiền,
nhẹ nhàng gợi ý rằng cửa hàng không có chính sách đó. Và khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm khác với giá trị tương đương.
- Cuối cùng, đừng quên kiểm tra sự hài lòng của khách hàng xem như vậy đã ổn chưa.
Kỹ năng giao tiếp nơi công sở
Theo đánh giá của Timebiz, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp mọi lúc mọi nơi rất quan trọng, đặc biệt là những nơi đông người như công sở. Trong môi trường công sở, khi giao tiếp bạn cần chú ý đến yếu tố cấp bậc và chức vụ của từng người. Nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó. Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Giao tiếp sẽ giúp mọi người hiểu nhau hơn
Dù là nói chuyện với cấp trên hay nhân viên, đối tác, những ngữ điệu của bạn cũng sẽ giúp bạn truyền tải những gì mà bạn muốn nói. Trong giao tiếp nơi công sở, điều này sẽ giúp hiệu quả công việc được nâng cao. Những ngữ điệu trong khi nói chuyện cũng sẽ giúp người nghe cảm thấy thoải mái và thú vị hơn khi lắng nghe những gì bạn nói. Ngoài ra, ngữ điệu cũng góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Xem thêm các kỹ năng quan trọng trong kinh doanh và cuộc sống tại:
>> Kỹ năng lãnh đạo là gì? Top 6 kỹ năng quan trọng nhà lãnh đạo cần có
>> Một số phương pháp quản lý tài chính cá nhân hiệu quả nhất
3. Bí quyết rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Không phải ai sinh ra cũng biết cách giao tiếp tốt, trò chuyện hấp dẫn. Tuy nhiên, kỹ năng này có thể trau dồi và học hỏi.Vậy để rèn luyện kỹ năng hiệu quả trong giao tiếp, bạn cần phải làm gì?
- Bạn mạnh dạn, tự tin làm quen với mọi người, kể cả người lạ.
- Tích cực tham gia các hoạt động tập thể để trải nghiệm, rèn luyện và tích lũy kỹ năng.
- Không ngại để người khác góp ý. Người khác có thể dễ dàng nhận biết điểm mạnh, điểm yếu của bạn. Hãy nhờ họ góp ý để biết cách phát huy, khắc phục từ đó nâng cao khả năng giao tiếp
- Tham khảo nhiều tình huống, ví dụ trong các sách dạy kỹ năng.
Kỹ năng trong giao tiếp là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng trong cuộc sống. Hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp sẽ giúp mang lại hiệu quả công việc và giúp bạn thành công hơn trong cuộc sống.
Đăng ký nhận bản tin
